3 Impressionanti script di Google Documenti per automatizzare i tuoi documenti

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Ci sono molte buone ragioni per cui dovresti utilizzare Google Docs basato su cloud piuttosto che applicazioni di elaborazione testi basate su applicazioni come Microsoft Word. Uno dei più importanti è che puoi creare automazioni molto utili usando potenti script di Google.

Ecco tre script che consentono di creare un documento dai prompt degli utenti, importare Google Analytics in un report di Google Doc e creare un documento da un file di Google Sheet.

1. Utilizzare Prompt per creare un documento

Se invii spesso la stessa email, un modello di documento automatizzato può davvero aiutarti a risparmiare tempo. Potrebbe trattarsi di un rapporto mensile sulle vendite per il tuo manager o di aggiornamenti settimanali ai colleghi. Tutto ciò che scrivi spesso può essere automatizzato con un modello di documento e uno script di Google.

Il primo passo è la creazione di un modello di documento. Fare ciò è semplice come creare un documento Google. Per le parole che desideri inserire, basta circondarle con due segni ## , come nell'esempio seguente.

modello di Google Documenti

All'interno di questo documento, puoi creare uno script di Google che viene eseguito quando si apre il documento. Il tuo script ti chiederà di inserire ciascuno degli elementi che entrano nel documento.

Per creare il tuo script, fai clic sulla voce di menu Strumenti e fai clic su Editor di script .

editor di script di documenti

Nella finestra dell'editor, elimina il codice presente e sostituiscilo con il seguente script.

Questo script richiama i prompt quando il documento si apre, crea un nuovo documento con il nome della persona di vendita e la data di oggi nel titolo. Quindi riempirà i campi del modello con le informazioni che hai inserito.

 function myFunction() { // Display a dialog box for each field you need information for. var ui = DocumentApp.getUi(); //var response = ui.prompt('Enter Name', 'Enter sales person's name', ui.ButtonSet.OK); var nameResponse = ui.prompt('Enter sales persons name'); var client1Response = ui.prompt('Enter client 1'); var sales1Response = ui.prompt('Enter sales 1'); var client2Response = ui.prompt('Enter client 2'); var sales2Response = ui.prompt('Enter sales 2'); var client3Response = ui.prompt('Enter client 3'); var sales3Response = ui.prompt('Enter sales 3'); var commissionResponse = ui.prompt('Enter commission'); var date = new Date(); //Make a copy of the template file var documentId = DriveApp.getFileById('<your-template-id>').makeCopy().getId(); //Rename the copied file DriveApp.getFileById(documentId).setName(nameResponse.getResponseText() + date + ' Sales Report'); //Get the document body as a variable var body = DocumentApp.openById(documentId).getBody(); //Insert the entries into the document body.replaceText('##name##', nameResponse.getResponseText()); body.replaceText('##client1##', client1Response.getResponseText()); body.replaceText('##sales1##', sales1Response.getResponseText()); body.replaceText('##client2##', client2Response.getResponseText()); body.replaceText('##sales2##', sales2Response.getResponseText()); body.replaceText('##client3##', client3Response.getResponseText()); body.replaceText('##sales3##', sales3Response.getResponseText()); body.replaceText('##commission##', commissionResponse.getResponseText()); } 

Sostituire il codice ID del documento nello script sopra con l'ID del documento del modello.

Lo troverai incorporato nell'URL quando stai modificando il documento del modello.

ID documento

Nella finestra dell'editor di Google Script, fai clic sull'icona del disco per salvare lo script.

Quindi, fare clic sull'icona di esecuzione per verificare che funziona.

Quando si esegue lo script per la prima volta, potrebbe essere necessario approvare le autorizzazioni del proprio account Google per eseguire lo script.

Tornando al documento del modello, vedrai apparire le finestre di prompt una dopo l'altra. Compila i campi con i dati che vuoi inserire nel documento.

google doc richiede

Al termine, lo script creerà un nuovo documento nella cartella principale di Google Drive con tutte le informazioni inserite.

google docs nuovo documento

Infine, devi solo impostare lo script da eseguire ogni volta che apri il documento modello.

Nella finestra di Google Script Editor, fai clic su Modifica> Trigger del progetto corrente .

Fai clic sul pulsante Aggiungi trigger nell'angolo in basso a destra. Assicurati che il tipo di evento Seleziona sia Aperto .

su trigger aperto

Scorri verso il basso e fai clic su Salva , e il gioco è fatto.

2. Importa Google Analytics in un rapporto sui documenti

Indipendentemente dal fatto che tu possieda un sito web o lavori per qualcuno che ne possiede uno, un requisito frequente è misurare il traffico e le prestazioni del sito Web e fornirlo all'interno di un rapporto formattato.

Puoi utilizzare lo stesso approccio di modello della sezione precedente per esportare i dati del sito web da Google Analytics e inviarli a un rapporto Google Docs ben formattato.

Innanzitutto, crea un modello di rapporto proprio come hai fatto nella sezione precedente. In questo esempio il modello verrà impostato per fornire utenti totali, sessioni e visualizzazioni di pagina per la settimana passata.

modello di report analitici

Successivamente, accedi allo Script Editor di Documenti Google seguendo gli stessi passaggi della sezione precedente.

Abilita l'accesso ai dati di Google Analytics seguendo i passaggi seguenti.

  1. Nella finestra dell'editor di script, seleziona Risorse , quindi Servizi avanzati di Google
  2. Fai clic su on / off accanto all'API di Google Analytics
  3. Sotto la finestra di dialogo, fai clic sul link Dashboard dell'API di Google Cloud Platform
  4. Nella finestra della piattaforma cloud, fare clic su Abilita API e servizi
  5. Cerca Analytics e fai clic su Analytics API
  6. Fai clic sul pulsante Abilita per abilitare questa API per il tuo script
  7. Torna alla finestra dell'editor di script e fai clic su OK per chiudere la finestra dei servizi avanzati di Google

API analitica

Ora che hai abilitato l'integrazione con l'API di Google Analytics, sei pronto per creare automaticamente il tuo rapporto.

Incolla il seguente codice all'interno della finestra del codice dell'editor dello script.

 function myFunction() { var tableId = 'ga:<your-analytics-id>'; var startDate = getLastNdays(7); // 1 week ago. var endDate = getLastNdays(0); var date = new Date(); var results = Analytics.Data.Ga.get( tableId, startDate, endDate, 'ga:users,ga:sessions,ga:pageviews', {'dimensions': 'ga:date'}); var data = []; var totals = results.totalsForAllResults; for (metricName in totals) { data.push(totals[metricName]); } var users = data[0] var sessions = data[1] var pageviews = data[2] // Output to Google Doc. //Make a copy of the template file var documentId = DriveApp.getFileById('').makeCopy().getId(); //Rename the copied file DriveApp.getFileById(documentId).setName(date + ' Website Report'); //Get the document body as a variable var body = DocumentApp.openById(documentId).getBody(); //Insert the entries into the document body.replaceText('##startdate##', startDate); body.replaceText('##enddate##', endDate); body.replaceText('##users##', users); body.replaceText('##sessions##', sessions); body.replaceText('##pageviews##', pageviews); } function getLastNdays(nDaysAgo) { var today = new Date(); var before = new Date(); before.setDate(today.getDate() - nDaysAgo); return Utilities.formatDate(before, 'GMT', 'yyyy-MM-dd'); } 

Sostituire il codice ID del documento nello script sopra con l'ID del documento del modello. Sostituisci anche l'ID Analytics con l'ID visualizzato per il tuo sito web in Google Analytics.

Nella finestra dell'editor di Google Script, fai clic sull'icona del disco per salvare lo script.

Fare clic sull'icona di esecuzione per verificare che funziona.

Quando esegui lo script per la prima volta, devi approvare le autorizzazioni per il tuo account Google per eseguire lo script.

L'esecuzione dello script creerà un nuovo documento nella cartella principale di Google Drive con tutte le informazioni sul rendimento del sito Web compilate nell'ultima settimana.

report analitico automatizzato

Infine, devi solo impostare lo script per l'esecuzione ogni settimana.

Nella finestra di Google Script Editor, fai clic sui trigger di modifica e corrente del progetto .

Fai clic sul pulsante Aggiungi trigger nell'angolo in basso a destra. Cambia Seleziona origine evento su Time-driven. Cambia Selezionare il tipo di trigger basato sul tempo sul timer settimanale .

trigger settimanale di script di google

Scorri verso il basso e fai clic su Salva , e il tuo script verrà eseguito ogni settimana e creerai un nuovo rapporto settimanale.

3. Crea un documento da un foglio Google

Ci sono momenti in cui è necessario trasferire informazioni da un foglio di calcolo in un documento, per cose come lo sviluppo di report o la registrazione di informazioni.

Se ti accorgi di farlo frequentemente, puoi risparmiare tempo integrando Fogli Google con Google Documenti. Per questo script, utilizzerai l'Editor di script di Google all'interno di Fogli Google, dal momento che è da lì che i dati arriveranno.

Innanzitutto, creerai il tuo documento di vendita del modello proprio come hai fatto nella prima sezione di questo articolo, incorporando le variabili circondate dal simbolo ## .

modello di Google Documenti

I dati relativi a questi rapporti provengono dal foglio di calcolo di Fogli Google , che potrebbe avere un aspetto simile a questo esempio.

google sheet data

Per creare il tuo script, all'interno di Fogli Google, fai clic sulla voce di menu Strumenti e fai clic su Editor di script .

Incolla il seguente script nella finestra dello script dell'editor.

 function myFunction() { var date = new Date(); // Opens SS by its ID var ss = SpreadsheetApp.openById("<spreadsheet-document-id>"); var sheet = ss.getSheetByName('Sam'); // or whatever is the name of the sheet //Make a copy of the template file var documentId = DriveApp.getFileById('<template-document-id>').makeCopy().getId(); //Rename the copied file DriveApp.getFileById(documentId).setName('Sam ' + date + ' Sales Report'); //Get the document body as a variable var body = DocumentApp.openById(documentId).getBody(); var range = sheet.getRange("A2:B4"); body.replaceText('##name##', 'Sam'); for (var i=1; i<4; i++) { cell = range.getCell(i,1); client = cell.getValue(); body.replaceText('##client' + i + '##', client); cell = range.getCell(i,2); sales = cell.getValue(); body.replaceText('##sales' + i + '##', sales); } } 

Sostituire l'ID del documento nello script sopra con l'ID del documento del modello. Sostituisci anche l'ID del foglio Google con l'ID del tuo foglio Google dei dati.

Nella finestra dell'editor di Google Script, fai clic sull'icona del disco per salvare lo script.

Fare clic sull'icona di esecuzione per verificare che funziona.

Ricorda che quando esegui lo script per la prima volta, devi approvare le autorizzazioni in modo che possa accedere al tuo account Google.

Quando esegui lo script, verrà creato un nuovo documento nella cartella principale di Google Drive con tutti i dati di vendita del foglio di lavoro.

documento di dati di vendita

È anche possibile scorrere le schede dei fogli e creare un nuovo documento di output di vendita per ogni addetto alle vendite del proprio team.

Perché non giocare con lo script sopra e vedere se riesci a tirarlo fuori?

Utilizzando Google Scripts e Google Documenti

Google Documenti sembra un semplice elaboratore di testi, ma come puoi vedere quando integri Google Analytics, moltiplica la funzionalità di questa app cloud.

I modelli in Google Documenti sono una parte fondamentale di ciò che rende tutto questo lavoro. Saresti sorpreso di quanto l' utilizzo di modelli in Google Documenti possa rendere molto più efficiente tutto ciò che fai. Provali e, mentre ci sei, aggiungi anche le tue automazioni creative di Google Script.

Leggi l'articolo completo: 3 Impressionanti script di Google Documenti per automatizzare i tuoi documenti

Fonte: makeuseof.com

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